Autor: Ricardo Nugent | Consultor de Oficinas
Saneamiento legal
Al momento de adquirir un inmueble, sobre todo si estará destinado a una oficina, un paso ineludible es revisar que cumpla con todos los requisitos legales, con la finalidad de prevenir cualquier incidente que pueda luego generarnos pérdidas de tiempo y dinero en procesos judiciales.
A esa suma de acciones destinadas a regularizar y formalizar el derecho que se tiene sobre un bien inmueble se le denomina saneamiento legal. Su fin es que el predio pueda ser inscrito en los registros públicos y de este modo quede reconocido oficialmente ese derecho.
La inscripción en los registros públicos es importante porque esa medida le da publicidad a los derechos de propiedad que se tiene sobre el predio; es decir, se hace de público conocimiento a toda la comunidad quién es el titular de los derechos sobre el inmueble.
Asimismo, protege a ese titular de terceras personas que deseen apoderarse del inmueble con mala fe o mediante actos delictivos. Y también facilita su transferencia, dado que los potenciales compradores siempre dan preferencia a los bienes inscritos que a los no inscritos, por un tema de seguridad legal.
Y por la misma razón anterior, el saneamiento legal eleva el valor del inmueble, por lo que si un propietario desea venderlo, podrá solicitar un precio más alto que un predio no saneado.
Para llevar a cabo un correcto procedimiento de saneamiento legal, recomendamos tener la asesoría de un abogado especializado en derechos de propiedad, de manera tal que se pueda al final del proceso contar con todas las ventajas mencionadas.
Permisos municipales
Cuando uno entra a la recepción de una oficina, casi siempre podrá encontrar, colgados en la pared, sendos cuadros con documentos que llevan logotipos de municipalidades y otras entidades públicas, llenos de firmas y sellos. Se tratan de los permisos que dichas autoridades expiden para el funcionamiento de dichas oficinas.
Al iniciar las operaciones de una empresa, sea cual sea su denominación, su tamaño y el giro de su negocio, y ya sea que el local sea propio o alquilado, será necesario solicitar a la municipalidad del distrito donde se ubica su oficina los permisos necesarios para ello.
Se trata de la Licencia de Funcionamiento, documento por el cual el municipio distrital autoriza que la empresa opere dentro de su jurisdicción. Esta licencia acredita que la empresa tiene el derecho de ejercer una actividad comercial en el distrito, siempre que se respete, a su vez, los derechos de seguridad y tranquilidad de los vecinos.
Es importante resaltar que, si la empresa va a tener varios locales u oficinas en el mismo distrito, será necesario solicitar una licencia por cada uno de ellos.
El procedimiento común que deben seguir las empresas para solicitar esta licencia comienza con la solicitud de zonificación, por la cual se verifica la ubicación física de la oficina.
Luego se solicita el certificado de compatibilidad de uso, por el cual la autoridad edil evalúa si el tipo de actividad económica que se realizará está acorde con la zonificación vigente en el distrito.
Finalmente, se solicita una inspección técnica de Defensa Civil, que determinará, mediante una inspección de personal municipal acreditado por INDECI, si las instalaciones cuentan con las condiciones de seguridad necesarias.
Cabe añadir que, salvo contadas excepciones, la licencia de funcionamiento tiene validez indefinida, y que por ley el plazo máximo para expedirla, en todas las municipalidades, es de 15 días hábiles. Pasado este plazo opera el llamado silencio administrativo positivo, por el cual el permiso se considera concedido de pleno derecho.
Administración del edificio
Hoy en día la administración de un edificio, ya sea destinado a oficinas, viviendas o incluso para una entidad pública o sin fines de lucro, es toda una actividad que se ha profesionalizado y para la cual existen cursos y especializaciones. Así, hoy por hoy existe, por ejemplo, toda una disciplina conocida como facility management.
Y es que la gestión de un edificio implica no solo trabajar temas relacionados a las instalaciones físicas, los servicios básicos y todos los temas materiales relacionados. Además de todo ello, la parte quizá más importante y a la vez compleja es la relación con las personas, ya sean copropietarios o arrendatarios.
En ese sentido, un administrador de edificios debe encargarse, básicamente, de dos tipos de servicios: duros o blandos, también llamados físicos y humanos. Entre los primeros se encuentran los relacionados con el mantenimiento de paredes, escaleras, ascensores, sistemas contra incendios, etc.
En tanto que los servicios blandos se relacionan con la limpieza, la jardinería, la seguridad y en general toda aquella actividad relacionada con personas.
Por todas esas razones, es necesario que la persona que sea designada por los copropietarios o arrendatarios como administrador del edificio tenga un perfil no solo adecuado para el cumplimiento de los primeros, sino también de los segundos.
Hablamos entonces de un administrador que pueda encargarse de tareas como gestionar el arreglo de la iluminación de las escaleras o del ascensor. Y además de ello debe relacionarse de la mejor manera con los ocupantes del edificio para coordinar, por ejemplo, los cobros mensuales y los temas relacionados al uso de los espacios en común.
Un aspecto clave que los administradores deben abordar es el de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para ello, como responsable de todo el edificio, debe velar porque tanto los servicios duros (sistema contra incendios, señalización, etc.) como los blandos (organización de brigadas, capacitaciones en SST, etc.) se lleven a cabo efectivamente.
Uso de áreas en común
En un edificio, ya sea de oficinas o viviendas, se les denominan áreas comunes a aquellas que no forman parte del inmueble individual propiamente dicho (la oficina en sí, estacionamientos y depósitos) y que pueden ser usadas por los demás propietarios o arrendatarios. Por ejemplo, las escaleras, ascensores, pasillos, fachada, etc.
En el Perú, los edificios que tienen varios propietarios tienen un régimen legal denominado Propiedad Horizontal, que es de aplicación general para la administración de estos espacios, pues la norma que tiene vigencia específica es el Reglamento Interno.
Este último documento es discutido y aprobado por todos los propietarios, y es la norma que se aplica en general para la gestión del edificio, y en particular para el uso de los espacios comunes. Entre otros, el reglamento Interno regula los temas de convivencia al interior del edificio, así como las formalidades para tomar acuerdos.
En este reglamento debe constar en detalle, y sin espacio para dudas, la forma cómo se van a usar los espacios comunes arriba citados, y otros como pueden ser las terrazas, las salas de reuniones y conferencias, los gimnasios y espacios de recreación, etc.
Dado que por lo general los reglamentos internos de los edificios suelen ser documentos laxos y poco específicos, se sugiere que, antes de adquirir una oficina, el nuevo propietario revise el documento para conocer la forma cómo se van a usar los espacios en común.
Si no hay muchas directivas específicas al respecto, se sugiere convocar a una junta de propietarios para plantear en detalle ese tema puntual y así prevenir futuros inconvenientes.
