Flexibilidad en los espacios, la clave del trabajo híbrido

¿Están las empresas peruanas preparadas para el trabajo híbrido? En esta nota te explicamos cómo deben las empresas adaptar sus oficinas para tal fin.

La vacunación masiva contra el COVID-19 y los niveles cada vez más bajos de contagios están haciendo que las empresas comiencen a planear el regreso al trabajo presencial de sus colaboradores.

Ante este escenario, se plantea la alternativa de si regresar al trabajo presencial full time, quedarse en casa haciendo trabajo remoto, u optar por el trabajo híbrido.

Aunque el trabajo remoto a tiempo completo tiene no pocos defensores, la verdad es que existen discusiones sobre su real efectividad. Son muy conocidos los casos de grandes empresas como IBM, Bank of América, Aetna, Yahoo o AT&T en Estados Unidos, en los cuales el trabajo remoto a tiempo completo, lejos de significar una ayuda, tuvo consecuencias negativas.

Algunas de ellas fueron, por un lado, la reducción de los ingresos de las compañías; y de otro lado la alteración del clima laboral. Según cuenta David Streitfeld en una nota del New York Times de julio del 2020, muchos colaboradores de dichas empresas que trabajaban de forma remota se sentían marginados respecto de los que laboraban de forma remota, lo cual redujo su lealtad hacia la compañía.

Además, las capacidades de creatividad y de innovación se redujeron considerablemente. A ello le podemos sumar que muchas veces la gente no estaba disponible para sus superiores, e incluso se presentaron casos de doble trabajo.

Como explica Milagros Rosselló, Director Project Manager de Colliers, lo que sí funcionó en grandes compañías de vanguardia como Google o Amazon, fue implementar espacios con diferentes tipologías de trabajo dentro de su centro de labores.

“Actualmente las empresas prefieren tener a sus colaboradores dentro de la oficina, pero con diversas tipologías, así el colaborador es libre de elegir el espacio donde trabajar. La clave es darle flexibilidad al trabajador, y flexibilizar también los espacios de la compañía”, señala Rosselló.

Para ello, es necesario estudiar a cada empresa, pues no todas cuentan con las mismas características físicas: el mismo tamaño del local, la misma disposición de espacios, etc. Por dicha razón es que no se puede ofrecer la misma solución a todas las empresas, sino que debe ser una solución adecuada a la realidad de cada una.

En nuestro país el trabajo híbrido ya es una realidad. Según cifras del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), en Lima Metropolitana, debido a la pandemia por la COVID-19, el 38.8% de las empresas opera en modalidad de trabajo presencial, el 33% en modalidad mixta (presencial y remoto) y el 28.2% solo en trabajo remoto.

Asimismo, de acuerdo con el Ministerio de Trabajo, al primer trimestre del 2021 había 271 mil trabajadores en nuestro país laborando en modalidad remota.

Por ello, refiere Rosselló, es necesario crear una cultura relacionada a los espacios dentro de los centros de labores. “La finalidad es que el colaborador se sienta más a gusto”, destaca.

Entonces, más importante que definir quién regresa a la oficina y cuándo, es a dónde se regresa, y cómo se van a acondicionar estas nuevas tipologías de trabajo a esta nueva modalidad. Recordemos que en muchos casos habrá una fuerza laboral que deberá regresar a una oficina que no está equipada para esta nueva realidad.

“Si es una oficina que no cuenta con el aforo permitido por la ley, será menor la cantidad de personas que podrán llamar de regreso, y esto definitivamente va a tener que llevarlos a escoger un sistema híbrido”, puntualiza Rosselló.

Esto los va a llevar necesariamente a flexibilizar la oficina, y ofrecer una tipología de trabajo distinta, por ejemplo, adaptando de un lado lugares donde efectivamente va a haber escritorios, y de otros lugares complementarios donde, por ejemplo, un colaborador podrá asistir a una reunión de dos horas en un día en que no le toca ir a trabajar.

Y además de todo lo anterior, hay un tema de índole generacional: el trabajo híbrido es adoptado por unas personas de distinta manera que otros. Por ejemplo, aquellos de más de 40 años que tienen niños no muy pequeños, no tendrán tan complicado quedarse a trabajar en casa.

Distinto pasa con las personas de menos edad, que no tienen una cultura de trabajo tan desarrollada como la gente mayor y por ello les cuesta permanecer mucho tiempo dentro de casa; o aquellos que se conectan desde un departamento de 70 m2 o más pequeño incluso. Para ellos, el trabajo híbrido se convertirá en una real necesidad

“Yo creo que esta tendencia va a seguir cobrando más fuerza, y debemos estar preparados en instaurar una cultura del espacio que permita que todos esos colaboradores no tengan problemas al adoptar ese esquema híbrido de rotación”, señala Rosselló.

Workplace Assessment

Considerando todo lo anterior, Colliers, a través de su unidad de negocio Workplace Advisory, propone una metodología para trabajar con los clientes y ayudarles a tomar la mejor decisión para poner a punto sus oficinas para el regreso a labores.

Se trata del Workplace Assessment, en donde se evalúa la nueva metodología de trabajo que va a tomar cada empresa, tomando en cuenta sus necesidades y su esquema de retorno.

Por ejemplo, en el caso de uno de sus clientes, Milagros Rosselló cuenta que este no sabía cuánta área necesitaba para este nuevo esquema de trabajo, sobre todo después de un año y medio de trabajo remoto. “Justamente lo que hacemos es diagnosticar el nuevo esquema de trabajo”, explica.

Ese estudio, en primera fase, determinará un área requerida dentro del centro de labores para el regreso de los colaboradores. Con esa área, más los costos asociados a las diferentes opciones de escenarios dentro de la oficina, se elabora un estudio técnico-financiero, con varios escenarios que se le ofrecen al cliente para que este elija el que más le conviene.

“El resultado final de la consultoría es saber cuánta área necesito para esta nueva modalidad de trabajo. Con ese dato, así como la información técnica que se recoge, corremos los escenarios de cuál realmente sería la mejor solución para este cliente. Este es un combo de servicio, porque estoy uniendo dos servicios: el Workplace Advisory y el Fly to Quality”, explica Rosselló.

También se incluye un análisis geo demográfico, para evaluar cómo se va a desplegar el personal en la nueva ubicación; además un análisis de la conectividad y accesibilidad, para ver si será posible conectarse desde cualquier punto de la oficina.

“En vez de recomendarle al cliente cambiar todo o comprar todo, le sugerimos qué hacer con lo que tiene”, precisa Rosselló.

Esta es la versatilidad que tiene la unidad de negocio Workplace Advisory de Colliers: no es parametrada, sino que se centra en escuchar al cliente y entender la problemática de sus espacios de trabajo. Y, a partir de ello, evaluar con qué recursos cuenta y qué herramientas se puede aplicar para poder solucionar su problema.