\»A través de una adecuada gestión de los espacios de una oficina podemos transmitir los principios de nuestra cultura empresarial a colaboradores y visitantes. Aquí algunos aportes al respecto.\»
El regreso a la presencialidad, que en este 2023 se ha incrementado notablemente, ha contribuido a fortalecer muchos aspectos dentro de las empresas. Una de las más favorecidas ha sido, sin duda, el fortalecimiento de la cultura organizacional, luego de los efectos que tuvo en ellas la pandemia.
Producto de la obligación del trabajo remoto, la cultura organizacional se modificó en la mayoría de empresas. Se puede decir que ninguna se salvó, y que producto de ello los trabajadores han retornado a espacios físicos que ya no conversan ni se adaptan a la nueva cultura surgida en aquel contexto.
Al respecto, una investigación de Harvard Business Review halló que muchos colaboradores que laboraban a distancia se percibían excluidos de los temas más importantes de su centro de trabajo, en comparación con sus compañeros que laboraban presencialmente.
Por su parte, un estudio de PwC descubrió que entre quienes laboraron en remoto durante la pandemia, un 44% sintieron más difícil mantener un espíritu de comunidad con sus colegas.
El contacto físico y la interacción directa entre los colaboradores, y entre estos y sus líderes, es la premisa básica de la cultura de una empresa. Esto es algo que el trabajo remoto, con todas sus bondades, no pudo suplir totalmente. Es esencial que se esos cambios se trasladen al espacio físico para que se puedan materializar del todo.
Tal como afirma Andy Jassy, CEO de Amazon, es más fácil aprender, modelar, practicar y fortalecer la cultura empresarial cuando los colaboradores están juntos en la oficina la mayor parte del tiempo, rodeados de sus colegas.
El trabajo en equipo, la comunicación interna y la resolución de problemas, por ejemplo, se desarrollan de una manera más efectiva dentro de la presencialidad. Y una parte sustancial del trabajo presencial es, sin duda, el espacio físico, aquél que las personas ocupan y donde se integran para alcanzar los objetivos de la empresa.
Las oficinas, los benchs, las salas de reuniones, los pasadizos, incluso los espacios para almorzar y tomar un descanso, son sitios donde los colaboradores conversan acerca del trabajo diario, de manera casi ineludible.
Es precisamente en estos espacios donde se gestan las ideas y espacios de innovación que hacen que una empresa se mantenga vigente y en vanguardia. De ahí la importancia de gestionarlos de acuerdo con las orientaciones de un Workplace Advisory.
Por eso es que es tan importante el diseño arquitectónico de estos espacios, para brindarles todas las facilidades y herramientas a los colaboradores para que prosigan allí su trabajo diario, bajo los nuevos estándares de cultura organizacional además de seguirlos usando para sus fines propios.
Gestionar espacios
¿Cómo podríamos gestionar y redefinir los espacios para que aporten de manera efectiva al fortalecimiento de la Cultura Organizacional?
En primer lugar, debemos considerar que la gestión de los espacios debe ceñirse a los principios de la cultura organizacional ya fijados por la empresa.
Por ejemplo, si entre estos principios figuran la horizontalidad y la colaboración, esto debería ser traducido en espacios abiertos, pocas divisiones entre oficinas y el uso de espacios de trabajo en común o de colaboración en sus diferentes tipologías.
Recordemos que muchas empresas han cambiado su cultura organizacional a raíz de la pandemia, y por ende están regresando a laborar a empresas cuyos espacios ya no conversan con su nueva cultura.
Por todo lo anterior, la arquitectura y el diseño de interiores deben adecuarse a los principios de la cultura organizacional, creando espacios de trabajo que se adecúen a ellos y a las distintas labores que se realizan, y clasificando los espacios según la cantidad de personas y el nivel de colaboración del trabajo en conjunto.
Esa adecuación arquitectónica puede considerarse como un traje a medida, ya que la cultura es un elemento orgánico propio de cada empresa.
Asimismo, es fundamental complementar los espacios que permitan la dinámica grupal en todas sus diferentes tipologías, tales como las salas de reuniones, con elementos que faciliten una expresión ágil de las ideas, como pantallas táctiles, pantallas de proyección, pizarras y paneles, que puedan acomodarse a la dinámica grupal.
Aspectos a considerar para el diseño físico
Para esta gestión de los espacios y su adecuación a los valores de la cultura empresarial, siguiendo las indicaciones de una asesoría en Workplace Advisory, podemos considerar ciertos aspectos fundamentales.
El primero de estos aspectos puede ser la distribución de los elementos. Como decíamos más arriba, si uno de los principios de la cultura organizacional es la colaboración y la apertura, deberíamos entonces diseñar un espacio de trabajo que privilegie las áreas compartidas y abiertas por sobre las privadas y cerradas.
Además, siguiendo el mismo principio, también debe considerarse establecer espacios que propicien los encuentros ocasionales y reuniones informales, que como ya hemos mencionado también pueden resultar provechosas para el trabajo diario.
El segundo aspecto a considerar es la proximidad. Actualmente muchas compañías consideran entre sus principios de cultura organizacional a la innovación y la creatividad, por lo cual la proximidad entre los espacios de trabajo es aquí la clave.
Por esa razón hoy en día están en boga diseños de oficinas con espacios más reducidos entre oficinas de distintos equipos, para ayudar a que esa proximidad física influya positivamente en el trabajo de los colaboradores.
Un tercer aspecto lo constituye la propuesta de look & feel del diseño de la oficina. Aquí se consideran componentes como la iluminación, la materialidad, los colores de las paredes, techos y revestimientos, incluso las formas del mobiliario.
Está también demostrada la influencia que esos detalles le aportan a un concepto determinado de cultura laboral.
Tal como explica el portal Worktech Academy, una elección de colores, formas, texturas y en general, de la composición del interior del lugar de trabajo, puede transmitir de la manera más fiel posible la esencia de esa cultura.
Por ejemplo, si queremos mostrar una apariencia de sobriedad y solemnidad en la empresa, o por el contrario una imagen más moderna y funcional.
El mismo uso del mobiliario en los distintos espacios puede servir también para comunicar estos fines. Por ejemplo, al optar por muebles de cierto tamaño o altura, o de distintos materiales: clásicos como madera o metal, o modernos como aglomerados, vinilo o hasta fibras naturales.
Incluso el espacio de almacenamiento de los armarios o la orientación de las sillas puede influir para estos propósitos organizacionales.
Espacios que cuenten cosas
Seguramente usted ha entrado a alguna oficina donde, desde el mismo lobby de ingreso, se ha podido encontrar en la pared con un mensaje relacionado a los valores de la empresa, por ejemplo. O con su historia, o con el testimonio de un colaborador que refleja la aplicación práctica de esos valores.
Esa es la tendencia desde hace unos años: brandear los espacios de la oficina con este tipo de mensajes, que pueden no solo ser estáticos sino también audiovisuales: pantallas con vídeos, por ejemplo, ubicados en los espacios comunes como ingresos, pasadizos, salas de reuniones, espacios para refrigerio. etc.
De esa manera permanece viva la cultura laboral de la organización, gracias a estos elementos que les recuerdan a los colaboradores en todo momento el valor de los intangibles de la empresa en todos los espacios donde ellos interactúan.
Como señalamos al principio, son ventajas constitutivas de la presencialidad que el trabajo remoto difícilmente aportará.
